Tecnologías para el seguimiento de servicios – PROVION y PROTECNUS en Colombia

Control y seguimiento Online de Servicios para centros Comerciales, Cadenas de tiendas, redes de Franquicias, grandes superficies, administración Pública, empresas de seguridad Privada y mantenimiento, se implantan en Colombia.

Cualquiera que se haya enfrentado al reto de supervisar y seguir el trabajo diario de un equipo de personas deslocalizadas en diferentes centros o establecimientos  sabe que lógicamente requiere un esfuerzo y una dedicación importante, si ademas este equipo humano no pertenece a la propia organización, sino en que su mayoría depende de empresas colaboradoras, la dificultad se dispara. La coordinación y el seguimiento del servicio en entornos distribuidos es una labor compleja y laboriosa, pero también critica, máxime cuando se trata de servicios tan importantes como el de la seguridad, de la que dependen indicadores esenciales como el índice de hurtos y la perdida desconocida, como un impacto no desdeñable en la cuenta de resultados de las compañías del sector.

Tradicionalmente el seguimiento y registro de estos servicios ha sido y es, en su gran mayoría, puramente documental. Se trata de dejar constancia de que un determinado servicio se ha realizado, se han registrado determinadas novedades y que estás han sido subsanadas o no. Estos documentos en papel se almacenan físicamente en cada lugar de trabajo y estarán disponibles para futuras inspecciones o auditorías. En algunos casos, los mejores, la información se mecaniza, bien copiando el reporte tecleando en base de datos, bien escaneándola y almacenando una imagen de cada parte manuscrito. En cualquiera de los supuestos, el coste del tratamiento de esta información parece exagerada en relación a lo que se obtiene, que no es otra cosa que una copia más o menos presentable, quizá accesible si se ubica en un servidor, pero en definitiva, más de lo mismo.

Creemos que en el entorno actual demanda ir mucho más allá y aprovechar la tecnología existente, tan usada en otros ámbitos, para optimizar la gestión de la información a través de métodos más eficientes. Y desde luego, para la generación de conocimientos a partir de la información que se procesa, de modo que el mismo llegue directamente a las personas que deben tomar decisiones acertadas.

Durante mucho tiempo, las organizaciones se han conformado con almacenar grandes cantidades de información para su posterior consulta, ya fuera en papel o en un soporte electrónico que guardaba poco más que texto plano. Hoy por hoy, este concepto está superado y ha de ser la información la que llegue procesada en forma de conocimiento a las personas adecuadas; es decir, ya no debe ser necesario ir a buscar la información, sino que la misma tiene que llegar de forma autónoma y de un modo proactivo a cada responsable. Y debe hacerlo, además, en el momento justo y sin intermediarios desde el origen.

Este enfoque en el tratamiento de la información de servicios nos permitirá analizar la evolución general con indicadores globales, teniendo acceso a los detalles si es necesario profundizar. Las cadenas de establecimientos de venta retail, con múltiples puntos distribuidos a lo largo de la geografía, son el marco perfecto para la aplicación de las nuevas tecnologías y ayudar de forma definitiva al seguimiento y coordinación de estos servicios con el mínimo esfuerzo y la mayor eficacia.

INTERNET Y TECNOLOGÍA MÓVIL

A nadie se le escapa la revolución que ha supuesto la combinación de la ampliación de la capacidad de las infraestructuras de comunicaciones y el desarrollo tecnológico de los dispositivos móviles, antes llamados teléfonos y ahora verdaderos computadores de bolsillo. La primera ha hecho que sea posible transmitir y recibir gran cantidad de datos desde cualquier lugar a un coste mínimo y el segundo permite la ejecución de aplicaciones con posibilidades técnicas que hace unos años eran simplemente ciencia ficción. Dicha combinación facilita ofrecer soluciones increíblemente eficaces y casi ilimitadas para el mundo de la gestión de servicios deslocalizados. Notificaciones, transmisión de imágenes y vídeo, geolocalización, interacción en tiempo real, etc., son herramientas que se usan  desde hace tiempo en el ámbito de lo personal y el ocio como algo cotidiano y que, a pesar de ello, tienen aún un largo camino que recorrer en el de la supervisión y el registro de servicios.

PLATAFORMAS DE SEGUIMIENTO.

PROVION es una solución informática que permite el control de los servicios externos y procesos internos de control en entornos distribuidos, gestionando la información introducida en partes de trabajo, controles, intervenciones, incidencias, averías, inspecciones de calidad y cualquier otro tipo de información que debe ser almacenada y procesada. Aplicando las nuevas tecnologías Big Data a entornos móviles, PROVION captura la información allí donde se produce y la trasforma en conocimiento clasificado y segmentado, distribuyéndolos a las personas adecuadas, priorizando lo urgente de lo informativo y almacenándolo para poder ser consultado en cualquier momento y desde cualquier lugar.

A continuación se detallan las principales ventajas de la implementación de plataformas de seguimientos.

CONTROL GLOBAL: Permite conocer y supervisar en tiempo real todos los reportes de información relativa a los servicios y controles recibidos de toda la infraestructura de la compañía. Sin esfuerzo, accediendo a la información justa cuando es preciso.

UNIFICACIÓN: La información pasa a ser algo global de todos los elementos de la infraestructura, posibilitando obtener métricas y estadísticas tanto globales como individuales. De este modo, disponemos de un almacén global de información clasificada, segmentable y estructurada que puede analizarse por múltiples variables, como por ejemplo, servicios, nivel de urgencia, etc.

CONTROLES PERIÓDICOS ASEGURADOS : Seguimiento en tiempo real del cumplimiento de todas las operaciones, controles y revisiones periódicas.

PROACTIVIDAD : En general las plataformas de seguimiento ofrecen un servicio que notifica y distribuye las incidencias definidas como relevantes tanto a responsables de servicio como a proveedores o personal interno, agilizando proceso y ahorrando trabajo manual.

INFORMACIÓN 3 : La posibilidad de adjuntar imágenes , videos y geolocalización junto a cada informe, parte de servicio o documentos en general, eleva el nivel de información a una nueva dimensión.

INTERACCIÓN CON PROVEEDORES : Gracias a estas plataformas es posible compartir la información con los proveedores de servicio, haciendo que la información común sea fluida y homogénea para todos, unificando el conocimiento  y la perspectiva del nivel de servicio.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN LIGADA A CADA CENTRO : Es imprescindible que todos los miembros del equipo de trabajo repartidos en la red de centros tengan a su disposición la documentación relevante y necesaria para la prestación del servicio. A través de este tipo de herramientas, la distribución  y actualización de la documentación para cada centro y servicio es sencilla, inmediata y segura.

Para mayor información y/o presentaciones del producto en Colombia en www.vegamedia.net/binary

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